ХАБ007 · Правовая защита образовательного бизнеса

Документы образовательной организации

Полный перечень документов для каждого проверяющего органа. Что должно быть готово всегда, как передавать документы при проверке, сроки хранения.

Проверяющие органы Запрос документов Выемка документов

Для Рособрнадзора

Лицензия, программы, дипломы педагогов, расписание, журналы

Образовательные

Трудовые договоры, табели, журналы инструктажей по охране труда

Кадровые

Для Роспотребнадзора

Санжурналы, медкнижки, меню, договоры с поставщиками питания

Санитарные

Журналы инструктажей, схемы эвакуации, документы на огнетушители

Пожарные

Для Роскомнадзора

Политика ПД, согласия, уведомление в РКН, журнал обращений субъектов

Бухгалтерия за 3 года, кассовые документы, договоры с контрагентами

Финансовые

Базовый пакет документов: что должно быть всегда

🏢 Организационные

Устав организации (актуальная редакция)
Свидетельство о регистрации / выписка из ЕГРЮЛ
Образовательная лицензия
Договор аренды или право собственности
Правила внутреннего распорядка

👥 Кадровые

Трудовые договоры со всеми сотрудниками
Должностные инструкции
Приказы о приёме и увольнении
Табели учёта рабочего времени
Справки об отсутствии судимости у педагогов

📚 Образовательные

Утверждённые образовательные программы
Учебные планы и расписание
Журналы посещаемости
Договоры с родителями
Дипломы и сертификаты педагогов

🔒 Персональные данные

Политика обработки персональных данных
Согласия на обработку ПД (дети, сотрудники)
Уведомление в Роскомнадзор
Приказ об ответственном за ПД
Журнал обращений субъектов ПД

Правила работы с документами при проверке

01

Только копии, не оригиналы. При административной проверке передавайте заверенные копии. Оригиналы изымаются только по постановлению о выемке.

02

Опись каждой передачи. Любой документ, переданный проверяющему, — в опись с подписью обеих сторон. Без описи невозможно доказать, что документ был передан.

03

Только по предмету проверки. ГИТ не получает финансовые документы. МЧС — трудовые договоры. Запрос за пределами предмета — письменный отказ. Подробнее: запрос документов.

04

Срок предоставления. При запросе в ходе проверки — немедленно или в течение 3 рабочих дней. При письменном запросе — 5 рабочих дней. Нарушение срока — отдельное нарушение.

Сроки хранения документов

Вид документа	Срок хранения
Трудовые договоры (с 2003 г.)	50 лет
Трудовые договоры (до 2003 г.)	75 лет
Журналы инструктажей по охране труда	45 лет
Бухгалтерские документы	5 лет
Налоговые документы	4 года
Документы по персональным данным	3 года после прекращения обработки

Частые вопросы

Нужно ли предоставлять электронные документы?

Да, если документ существует только в электронном виде. Электронный документ с квалифицированной подписью равнозначен бумажному. Если проверяющий требует электронные данные с носителей — только с постановлением о выемке. Подробнее: изъятие компьютеров.

Можно ли отказать в предоставлении документов?

Да, если запрос выходит за предмет проверки или если проверяющий не предъявил распоряжение о проверке. Отказ оформляется письменно с указанием основания. Подробнее: запрос документов.

Что делать если документ потерян или уничтожен?

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения оформляется актом. Если документ утерян — восстановить дубликат (например, запрос в ФНС или Росреестр). Отсутствие обязательного документа при проверке — нарушение. Подробнее: нарушения и санкции.

Связанные разделы

Проверяющие органы

Что требует каждый орган

Персональные данные

Политики и согласия по ПД

Запрос документов

Как правильно передавать

Выемка документов

Изъятие оригиналов

Трудовые риски

Кадровые документы

Лицензирование

Документы для лицензии

Нужен полный чек-лист документов для вашего типа организации?

Опишите формат — составим перечень с указанием обязательных и рекомендуемых документов

Получить чек-лист